Algemene privacyverklaring Jitsu Kwai Hamme

De vzw Jitsu Kwai Hamme hecht veel waarde aan uw privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Jitsu Kwai Hamme houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

· uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;

· verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

· vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

· passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

· geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

· op de hoogte zijn van uw rechten als betrokken persoon omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als vzw Jitsu Kwai Hamme zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Vzw Jitsu Kwai Hamme, Loystraat 70, 9220 Hamme of jitsukwaihamme@hotmail.be

of

Vlaamse Judofederatie vzw
Zetel: Warandestraat 1a, 9240 Zele
Emailadres:
vlaamse.judofederatie@skynet.be
Telefoon: 052 44 90 19

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Jitsu Kwai Hamme verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

· Het verstrekken van algemene dienstverlening in het kader van onze judoactiviteiten

· Om u te kunnen identificeren in het kader van het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

· Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van de Vlaamse Judofederatie vzw

· Voor verzekeringsdoeleinden (contractuele grond)

· In het kader van de organisatie van sportpromotionele activiteiten

· Aanwezigheidsregistratie trainingen

· Het vastleggen van judoactiviteiten via foto en film inclusie verspreiding voor publicitaire doeleinden

· Het bijhouden van wedstrijd- en examenresultaten (gerechtvaardigd belang)

· Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)

· In het kader van de uitvoering van uw vrijwilligersactiviteiten

Welke gegevens verwerken we?

Voor de eerder opgesomde doelstellingen (zie hoofdstuk “Waarom verwerken wij persoonsgegevens”) kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

· Identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, GSM en/of telefoonnummer, e-mail

· Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteitskaartnummer en rijksregisternummer in kader van de opstelling van het wettelijk verplicht vrijwilligersregister

· Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, judograad, gewicht (in geval van wedstrijddeelname), sportdiploma’s, categorie van judoka ((niet)-sportend, sportend, competitief)

· Gevoelige gegevens : G-judoka, dieet, allergieën, andere bijzondere vereisten i.v.m. gezondheid in geval van organiseren evenementen (met maaltijden).

Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden uitsluitend verwerkt door Jitsu Kwai Hamme vzw en de Vlaamse Judofederatie vzw en zijn niet toegankelijk voor derden en externe organisaties.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

· het verzorgen van de internet omgeving (webhosting)

· het verzorgen van een website en/of Facebook

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we :

a. een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten

b. de nodige schriftelijke gebruikersvoorwaarden gemaakt hebben om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen

c. de schriftelijke gebruikersvoorwaarden van de verwerker zelf gecontroleerd hebben naar het GDPR-compliant zijn.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Bewaartermijn

De vzw Jitsu Kwai Hamme bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Jitsu Kwai Hamme verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan de termijn van lidmaatschap van de club.

Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

· Alle personen die namens de vzw Jitsu Kwai Hamme van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Zij worden herhaaldelijk gesensibiliseerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens via onze website.

· Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten

· We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

Uw rechten omtrent uw gegevens

Door aansluiting geeft u aan de vzw Jitsu Kwai Hamme de toelating om in het kader van onze activiteiten afbeeldingen van u te maken, alsook om deze afbeeldingen te gebruiken ter promotie van de activiteiten van de federatie.

U kan zich, indien er gewichtige redenen voorhanden zijn, beroepen op het recht om uw toestemming in te trekken. U hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hogervermeld adres kan u ons hiervoor contacteren.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen om u adequaat te identificeren. Dit kan bij afspraak gebeuren tijdens de judotraining in de de club waar u bent aangesloten. U zal hierbij verzocht worden uw identiteitskaart mee te brengen naar de dojo. Indien u de identificatie elektronisch wenst te laten verlopen zal u worden verzocht een kopie van uw identiteitskaart over te maken. We raden u hierbij sterk aan om daarbij de pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Tevens kunt u bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een verwerker.

Ook heeft u het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA); dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Drukpersstraat 35 1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

Wijziging privacyverklaring

De vzw Jitsu Kwai Hamme kan haar privacy statement steeds wijzigen. Van deze wijziging zullen we steeds een aankondiging doen op onze website.

logo